Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Dieses Dokument beschreibt Grund und Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserer Rolle als Schiedsinstitution, die Schiedsverfahren und andere alternative Streitbeilegungsverfahren (im folgenden „Verfahren“) administriert sowie Veranstaltungen organisiert.
Die vorliegende Datenschutzerklärung versteht sich als Ergänzung zur allgemeinen Datenschutzerklärung der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ), welcher VIAC organisatorisch angehört. Diese können Sie unter folgendem Link aufrufen: https://www.wko.at/service/datenschutzerklaerung.html (siehe dabei insbesondere Punkt 1.4 und 1.5).
Information zum Datenschutz in von VIAC administrierten Verfahren
Die Datenverarbeitung des VIAC unterliegt insbesondere den Bestimmungen der Datenschutz Grundverordnung (in der Folge DSGVO), die als Verordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten der Union gilt.
Der Anwendungsbereich der DSGVO hängt nicht vom Sitz des Verfahrens ab, sondern davon, ob der betreffende Verantwortliche (z.B. Partei, Schiedsrichter, anderer neutraler Dritter, Parteienvertreter, Übersetzer, Gutachter u.a.) dem Anwendungsbereich der DSGVO unterliegt. Wir weisen darauf hin, dass in einem Verfahren verschiedene Beteiligte involviert sind, die unter Umständen unterschiedlichen Datenschutzregimen unterliegen können. Jeder an einem Verfahren Beteiligte, der Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren verarbeitet, hat zu prüfen, welchem Datenschutzregime seine Datenverarbeitung unterliegt. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie im Rahmen eines VIAC Verfahrens personenbezogene Daten von Dritten, die nicht mit uns in direkter Beziehung stehen, zur Verfügung stellen, verpflichtet sind, diese angemessen darüber zu informieren, dass ihre Daten von VIAC und anderen Datenverantwortlichen verarbeitet werden.
Nach den Bestimmungen der DSGVO ist grundsätzlich jeder für sich für die rechtmäßige Verarbeitung und Übermittlung der Daten verantwortlich („Datenverantwortlicher“ iSd DSGVO). Bitte beachten Sie, dass nach der DSGVO jede Datenverarbeitung auf einer gesetzlichen Verarbeitungsgrundlage beruhen muss („Verbot-Ausnahme-Prinzip“). Es ist zentrales Element der DSGVO, dass jeder Beteiligte (insbes. auch die einzelnen Schiedsrichter) für die Einhaltung der anzuwendenden datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich ist.
Wir machen darauf aufmerksam, dass bei der Datenverarbeitung in einem Verfahren die Grundsätze der Datenverarbeitung nach der DSGVO jedenfalls einzuhalten sind:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz;
- Zweckbindung (Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden);
- Datenminimierung (eine dem Zweck angemessene und auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkte Datenverarbeitung);
- Richtigkeit (sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein;);
- Speicherbegrenzung (in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist);
- Integrität und Vertraulichkeit (Datenverarbeitung, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen);
- Rechenschaftspflicht (der Verantwortliche ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich und muss die Einhaltung nachweisen können).
Aus den jeweils anzuwendenden datenschutzrechtlichen Vorschriften ergibt sich, dass die in Schiedsverfahren Beteiligten auch dafür Sorge zu tragen haben, dass die genutzten IT-Systeme und Kommunikationsmittel marktüblichen Sicherheitsstandards entsprechen.
Administration von Verfahren / Verarbeitung von Daten durch VIAC
Die Durchführung von Verfahren erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten hinsichtlich tatsächlicher oder potenzieller Schiedsrichter, Mediatoren, Sachverständiger und Personen mit ähnlichen Funktionen, sowie der Parteien, ihrer Rechtsvertreter, Zeugen und aller anderen Personen, die in Daten, die von VIAC im Zusammenhang mit tatsächlichen oder potenziellen VIAC Verfahren verarbeitet werden, identifiziert werden können oder identifizierbar sind. VIAC verarbeitet Daten zum Zweck der Administration von Verfahren auf Basis von Art 6 Abs 1 lit e und/oder f DSGVO. Wir verarbeiten alle Daten, die für die Administration der Verfahren notwendig sind; ohne diese Daten kann VIAC Verfahren nicht administrieren. Je nach Art des Verfahrens können die Beteiligten schriftliche Mitteilungen und Verfahrensdokumente wie Schriftsätze, Zeugenaussagen, Schiedssprüche und weiteres Beweismaterial oder Anhänge an VIAC übermitteln. Soweit die Verarbeitung der enthaltenen Daten auf Art 6 Abs 1 lit f DSGVO beruht, geschieht sie zur Verfolgung der berechtigten Interessen von VIAC und der Verfahrensbeteiligten an der ordentlichen Führung von Verfahren.
VIAC ist berechtigt, nach Beendigung eines Verfahrens die gesamte Akte zu einem Fall mit Ausnahme von Entscheidungen zu vernichten (Art 12 Abs 9 iVm Art 34 und 35 Wiener Regeln). VIAC ist weiters berechtigt, Daten für eine solche Dauer zu speichern, als dies gemäß den anzuwendenden Rechtsvorschriften zweckdienlich ist. Nach Ablauf von 10 Jahren nach Abschluss des Verfahrens werden Schiedssprüche – sofern nicht eine längere Aufbewahrung zweckdienlich scheint – ausschließlich zum Zweck der Forschung und Statistik aufbewahrt.
Datenübermittlung in von VIAC administrierten Verfahren
Die Daten werden an andere Personen übermittelt, soweit dies zur Administration von Verfahren notwendig ist. Das schließt ein, dass Daten auch außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden können. Es liegt einer der Ausnahmefälle nach Art 49 Abs 1 DSGVO vor, und zwar die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit e).
Die Parteien werden dazu aufgefordert, bei der Wahl der Schiedsrichter und anderen neutralen Dritten zu berücksichtigen, dass diese gegebenenfalls anderen datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterliegen. Wenn die Parteien mit dem gewählten Schiedsrichter spezielle Vereinbarungen über den Datentransfer treffen möchten, wird empfohlen eine diesbezügliche Einigung vor der Nominierung festzuhalten.
Administration von Verfahren mittels des VIAC Portals / Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Mit der Einrichtung eines Benutzerkontos im VIAC Portal oder durch dessen Nutzung bestätigt der Nutzer sein Einverständnis mit den geltenden Nutzungsbedingungen und akzeptiert diese als für ihn verbindlich. Das Portal wird auf HighQ gehostet und insoweit hat VIAC Thomson Reuters als Datenverarbeiter beauftragt. Es gilt die Datenschutzerklärung hinsichtlich Datenübermittlung in von VIAC administrierten Verfahren; darüber hinaus findet grundsätzlich keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer im Sinne des Kapitels V der DSGVO statt.
Die Nutzer des VIAC Portals haben zugestimmt, dass VIAC und der Nutzer während der Nutzung des VIAC Portals bestimmte Collaboration Tools nutzen können. Sofern VIAC und der Nutzer gemeinsam den Zweck und die Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen, gelten sie als gemeinsam Verantwortliche. Die Rechte und Pflichten von VIAC und den Nutzern für die gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Nutzerinhalten enthalten sind, über die im VIAC Portal zur Verfügung gestellten Collaboration Tools sind in der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (hier zu finden) festgelegt. Der Geltungsbereich der Vereinbarung der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist auf die Datenverarbeitung im VIAC Portal beschränkt. Jede Datenverarbeitung außerhalb des VIAC Portals liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen gemeinsamen Verantwortlichen.
Begrenzt auf den Kontext der gemeinsamen Verantwortlichkeit und auf die Beziehung zwischen den gemeinsam Verantwortlichen ist VIAC allein für die Bereitstellung und den Betrieb (jedoch nicht für die Nutzung) der technischen Infrastruktur des VIAC Portals verantwortlich. In Bezug auf personenbezogene Daten, die im VIAC Portal gespeichert oder anderweitig verarbeitet werden, ist VIAC allein verantwortlich für die Erledigung von Anträgen auf Berichtigung und Löschung, Einschränkung der Datenverarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie von Einwänden der Datensubjekte.
Anregung für Schiedsrichter und andere neutrale Dritter zur Abklärung datenschutzrechtlicher Rahmenbedingungen in Verfahren
Schiedsrichter und anderer neutraler Dritte sind angehalten, die im Verfahren Beteiligten darauf hinzuweisen, dass
- die Datenverarbeitung auch in Verfahren nach den jeweils anzuwendenden datenschutzrechtlichen Vorschriften erfolgen muss (es ist hierbei sinnvoll festzuhalten, welcher Verfahrensbeteiligte welchem Datenschutzregime unterliegt);
- grundsätzlich jeder, der Daten verarbeitet und übermittelt, dafür verantwortlich ist, dass die Daten im Einklang mit den anzuwendenden Rechtsvorschriften erhoben, verarbeitet und übermittelt werden und jeder Beteiligte für die Einhaltung der ihn nach den anzuwendenden Rechtsvorschriften treffenden Pflichten (insb. Informationspflichten) verantwortlich ist.
Schiedsrichtern und anderen neutralen Dritten wird empfohlen, zu Beginn des Verfahrens die Anwendbarkeit von datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie die Auswirkungen auf die Verfahrensführung abzuklären („data-protection-protocol“).
Veranstaltungen und Publikationen
Im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Publikationen weisen wir besonders auf die Datenschutzerklärung der WKÖ (Punkt 1.1 für Mitglieder oder Punkt 1.4 für Nicht-Mitglieder) hin. VIAC verarbeitet Daten zum Zweck solcher Veranstaltungen oder Publikationen neben den dort genannten Rechtsgrundlagen auch auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. VIAC ist berechtigt, Ihre Daten für eine solche Dauer zu speichern, als dies zur Zweckerfüllung oder Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten notwendig ist. Sofern dies zur Erfüllung eines Vertrags im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder Publikationen erforderlich ist, können Ihre Daten auch außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden. Es liegt der Ausnahmefall nach Art 49 Abs 1 lit b oder c DSGVO vor (Vertragserfüllung).
Allgemein
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder zu den Rechten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (siehe Punkt 3 der Datenschutzerklärung der WKÖ), erreichen Sie uns unter folgenden Kontaktdaten: VIAC - Internationale Schiedsinstitution der Wirtschaftskammer Österreich, Wiedner Hauptstraße 63, 1045 Wien, T +43 5 90 900 4398 , F +43 5 90 900 216 , E office@viac.eu.
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie unter: https://www.wko.at/service/datenschutzbeauftragte.html#heading_Wirtschaftskammer_Oesterreich_2; Sie erreichen ihn unter: Wirtschaftskammer Österreich, Wiedner Hauptstraße 63, 1045 Wien, T +43 5 90 900 , F +43 5 90 900 250 , dsb@wko.at.